Entender RPS, DPS, número e lote da NFS-e
Objetivo
Entender como RPS, DPS, número, série, sequência e lote se relacionam na emissão de NFS-e, para conferir a nota com segurança antes de transmitir, consultar ou corrigir uma rejeição.
Quando usar
- Quando a tela da NFS-e mostrar informações de RPS ou DPS.
- Quando as Configurações de NFS-e pedirem série, sequência ou ambiente.
- Quando a transmissão retornar erro de numeração, série, lote, ambiente ou duplicidade.
- Quando a prefeitura, o provedor fiscal ou a contabilidade informar que a numeração enviada não corresponde ao esperado.
O que cada termo significa
RPS é o Recibo Provisório de Serviços. Ele representa a prestação de serviço antes da autorização da NFS-e pela prefeitura ou pelo provedor fiscal.
DPS é a Declaração de Prestação de Serviço. Ela é usada em modelos que seguem o padrão nacional da NFS-e e também identifica a prestação que será enviada para autorização.
O número da NFS-e é a numeração fiscal do documento autorizado. Em alguns municípios, esse número pode ser diferente do número do RPS ou da DPS enviada.
Série e sequência indicam qual será a próxima numeração usada na emissão. Elas precisam estar coerentes com o ambiente correto e com a regra definida pela prefeitura ou pelo provedor fiscal.
Lote é o agrupamento de envio usado no processamento da NFS-e. Ele ajuda a acompanhar a transmissão e o retorno, mas não substitui o número da nota, do RPS ou da DPS.
Antes de começar
- Confirme se a empresa ativa no sistema é a empresa correta para a emissão.
- Verifique se a nota está em homologação ou produção. Produção gera documento fiscal oficial.
- Confira as Configurações de NFS-e antes de alterar série, sequência ou ambiente.
- Tenha a orientação da contabilidade, prefeitura ou provedor fiscal sobre a série, a próxima sequência e o ambiente correto.
- Não tente corrigir numeração por chute. Uma alteração indevida pode gerar duplicidade, quebra de sequência ou nova rejeição.
Passo a passo
- Acesse a tela da NFS-e e localize a nota que deseja conferir.
- Verifique o número da NFS-e e, quando aparecer, o RPS ou DPS vinculado à nota.
- Abra a nota para revisar os dados de emissão, tomador, serviço, valores e situação atual.
- Se existir a opção Alterar RPS/DPS, use-a somente quando houver orientação segura sobre o que precisa ser corrigido.
- Nas Configurações de NFS-e, confira se o ambiente, a série e a sequência estão de acordo com a prefeitura, o provedor fiscal e a contabilidade.
- Se a nota estiver com transmissão pendente, rejeitada ou sem retorno claro, use Consultar status para verificar a situação mais recente.
- Se houver rejeição por numeração, confirme se a nota foi enviada no ambiente correto e se a sequência não foi usada anteriormente.
- Depois de corrigir a causa do problema, revise a nota novamente antes de transmitir ou consultar o retorno.
Cuidados importantes
- Homologação e produção têm numerações separadas. Não use sequência de teste em produção.
- A série e a sequência devem seguir a orientação da prefeitura, do provedor fiscal ou da contabilidade.
- O número autorizado da NFS-e pode ser retornado pela prefeitura somente depois do processamento.
- O lote ajuda a acompanhar o envio, mas a regularidade fiscal depende da autorização e da numeração correta da NFS-e.
- Quando a regra depender do município, confirme antes de alterar qualquer configuração.
- Senhas municipais, certificados, senhas de certificado e credenciais de prefeitura são sensíveis. Informe esses dados somente nas telas seguras do sistema.
Quando chamar o suporte
- Chame o suporte se a NFS-e continuar rejeitada depois de confirmar empresa, ambiente, série, sequência, serviço e dados do tomador.
- Informe o número da NFS-e ou do RPS/DPS exibido, a empresa, o ambiente, a data aproximada, o status apresentado e o texto da rejeição.
- Não envie senha municipal, certificado, senha de certificado, token, credenciais de prefeitura ou imagens com dados completos quando não forem necessários.