Entender status da NF-e, NFC-e e NFS-e
Objetivo
Explicar o que significam os principais status de NF-e, NFC-e e NFS-e no Fiscal Pro e qual cuidado tomar antes de corrigir, reenviar, cancelar ou emitir outra nota.
Quando usar
- A nota aparece como rascunho, pendente, processando, autorizada, rejeitada, com erro, cancelada ou inutilizada.
- Você quer saber se a nota ainda pode ser editada, transmitida, baixada, cancelada ou consultada.
- O suporte, a contabilidade, a prefeitura ou o provedor fiscal pediu para confirmar o status antes de uma ação.
- Há dúvida se uma nota foi recebida pelo órgão fiscal ou se precisa ser corrigida e transmitida novamente.
Antes de começar
- Confira se está na empresa correta e se está olhando o tipo certo de documento: NF-e, NFC-e ou NFS-e.
- Diferencie ambiente de testes e ambiente de produção. Em produção, transmissão, cancelamento e inutilização têm efeito fiscal.
- Leia a mensagem exibida na tela da nota antes de reenviar, cancelar, inutilizar ou emitir outra nota.
- Não trate cancelamento, inutilização ou exclusão como solução automática para qualquer problema de emissão.
- Quando houver dúvida fiscal, valide a ação com a contabilidade, a prefeitura, a SEFAZ ou o provedor antes de seguir.
Onde verificar o status
Abra a listagem de notas correspondente ao tipo de documento e localize a coluna ou indicação de status.
Se precisar de mais detalhes, abra a tela da nota. Ela pode mostrar mensagens de retorno, pendências, ações disponíveis, opção de consultar status, chave de acesso, XML, DANFE, PDF ou outras informações conforme o tipo da nota e o resultado da emissão.
O que significa cada status
Rascunho ou em preenchimento
A nota ainda está sendo montada e normalmente pode ser revisada antes da transmissão.
Confira cliente ou tomador, produtos ou serviços, valores, tributação, forma de pagamento, série, número, ambiente e dados fiscais antes de transmitir. Se encontrar erro, corrija a própria nota antes do envio.
Pendente
Existe alguma etapa aguardando conclusão, validação ou retorno.
Leia a mensagem apresentada na listagem ou na tela da nota. Em alguns casos, basta corrigir uma informação e transmitir novamente. Em outros, pode ser necessário aguardar o retorno do órgão fiscal, da prefeitura ou do provedor.
Não crie outra nota para substituir uma nota pendente sem conferir se ela já foi recebida, numerada, autorizada ou registrada fora do sistema.
Processando
A nota foi enviada e ainda aguarda retorno.
Esse status é comum em NFS-e, porque a prefeitura ou o provedor pode levar algum tempo para concluir o processamento. Quando a opção estiver disponível, use consultar status para atualizar o retorno.
Antes de reenviar ou emitir outra nota, confirme se já existe protocolo, número, chave, recibo ou qualquer retorno do órgão responsável. Duplicar emissão sem essa conferência pode gerar inconsistência fiscal.
Autorizada ou concluída
A nota foi aceita pelo órgão responsável.
Em NF-e e NFC-e, isso significa que a SEFAZ autorizou a nota. A chave de acesso, o XML e o DANFE ficam disponíveis conforme a tela.
Em NFS-e, o termo pode aparecer como autorizada ou concluída, dependendo do retorno da prefeitura ou do provedor. O PDF, XML, número da NFS-e ou outras informações ficam disponíveis conforme a integração utilizada.
Depois que uma nota é autorizada em produção, ela passa a ter efeito fiscal. Se houver erro, a correção pode exigir cancelamento, carta de correção, substituição, nova emissão ou outro procedimento definido pela legislação e pela contabilidade.
Rejeitada ou com erro
A transmissão retornou algum problema e a nota não foi autorizada naquele envio.
Leia a mensagem exibida na tela. Em geral, será necessário corrigir cadastro, tributação, cliente ou tomador, produto ou serviço, certificado, credenciais, série, numeração ou outra informação fiscal.
Depois de corrigir a causa, transmita novamente somente quando fizer sentido. Se a mensagem não for clara ou envolver regra fiscal, valide com a contabilidade, SEFAZ, prefeitura ou provedor.
Cancelada
A nota passou por um evento de cancelamento.
Uma nota cancelada não deve ser tratada como rascunho editável. Antes de emitir outra nota, confirme com a contabilidade se o cancelamento foi aceito e se existe prazo, justificativa ou procedimento complementar.
Inutilizada
Uma numeração ou faixa de numeração foi comunicada como não utilizada.
Inutilização não é edição de nota autorizada e não substitui cancelamento. Use esse status apenas dentro do procedimento fiscal correto para numeração não utilizada.
Cuidados importantes
- Em produção, uma nota autorizada é um documento fiscal oficial.
- Uma nota pendente ou em processamento pode ter sido recebida pelo órgão fiscal mesmo antes de o retorno aparecer no sistema.
- Não duplique nota para resolver pendência sem conferir retorno, protocolo, chave, número, recibo e status.
- Não envie senha, certificado, token, código de segurança ou credenciais de prefeitura ao suporte.
- Quando a dúvida envolver imposto, prazo, cancelamento, substituição, inutilização ou obrigação fiscal, valide com a contabilidade, SEFAZ, prefeitura ou provedor.
Quando chamar o suporte
- O status não muda após aguardar e atualizar a listagem de notas.
- A tela mostra erro sem mensagem clara.
- A nota aparece como pendente ou processando, mas a prefeitura, SEFAZ ou provedor indica outro resultado.
- Uma NF-e ou NFC-e autorizada não mostra chave de acesso, DANFE ou XML.
- Uma NFS-e concluída não mostra PDF, XML, número da nota ou retorno esperado.
Ao chamar o suporte, informe tipo de documento, empresa, número da nota quando houver, data e hora aproximadas, status exibido e mensagem apresentada na tela. Não envie credenciais, certificados ou arquivos sensíveis.