Alterar cliente ou fornecedor depois do cadastro
Objetivo
Orientar como corrigir dados de clientes e fornecedores depois do cadastro, mantendo as informações usadas em NF-e, NFS-e e demais documentos fiscais sempre atualizadas.
Quando usar
- Quando CPF, CNPJ, razão social, nome, inscrição estadual, inscrição municipal ou endereço foram informados com erro.
- Quando o cliente ou fornecedor mudou telefone, e-mail, endereço ou dados fiscais.
- Quando uma NF-e ou NFS-e precisa ser emitida com os dados cadastrais corretos.
- Quando uma nota foi rejeitada por informações do destinatário, tomador, cliente ou fornecedor.
- Quando você precisa conferir os documentos fiscais vinculados ao cadastro antes de fazer a alteração.
Antes de começar
- Confirme se está na empresa correta.
- Tenha em mãos os dados cadastrais oficiais do cliente ou fornecedor.
- Valide com o contador quando a alteração envolver inscrição estadual, inscrição municipal, regime tributário, endereço fiscal, contribuinte do ICMS ou retenções.
- Para NFS-e, confirme com a prefeitura ou com o contador quando houver regra municipal sobre inscrição municipal, endereço, serviço prestado ou tomador.
- Evite compartilhar dados pessoais completos em mensagens, chamados ou imagens.
- Lembre que alterar o cadastro não muda documentos fiscais que já foram emitidos ou autorizados.
Passo a passo
- Acesse Clientes e fornecedores.
- Localize o cadastro pela busca ou pela listagem.
- Abra o cadastro para entrar em Gerenciar cliente / fornecedor.
- Revise as informações principais, como razão social, nome completo, nome fantasia, apelido, CPF, CNPJ, inscrição estadual, inscrição municipal, regime tributário e dados fiscais disponíveis.
- Em contato, confira telefone e e-mail.
- Em endereço, confira país, logradouro, número, complemento, bairro, cidade, UF e CEP.
- Se precisar corrigir alguma informação, selecione Editar cadastro.
- Ajuste somente os campos necessários e salve.
- Antes de emitir uma nova NF-e ou NFS-e, selecione novamente o cliente ou fornecedor atualizado na nota, quando necessário.
- Em documentos fiscais, confira as NF-e, NFS-e ou outros documentos vinculados para entender o histórico do cadastro.
Cuidados fiscais e de segurança
- CPF, CNPJ, endereço e inscrições são dados pessoais ou fiscais. Compartilhe somente o mínimo necessário.
- Não altere CPF, CNPJ, inscrição ou endereço para um valor fictício apenas para transmitir uma nota.
- Alterações cadastrais valem para usos futuros do cadastro. Elas não alteram NF-e, NFS-e ou outros documentos fiscais já emitidos ou autorizados.
- Quando uma nota já tiver sido autorizada, avalie com o contador se o caso exige carta de correção, cancelamento, substituição, devolução ou nova emissão.
- Se a rejeição envolver inscrição estadual, contribuinte, isenção, UF ou endereço fiscal, confirme a regra com o contador e, quando aplicável, com a SEFAZ.
- Se a dúvida envolver NFS-e, confirme com o contador ou com a prefeitura quando a regra depender do município.
- Não envie senha, certificado digital, token, credenciais de prefeitura ou imagens com dados sensíveis ao suporte.
Quando chamar o suporte
- Chame o suporte se o cadastro não abrir, não salvar ou se a nova nota continuar trazendo dados antigos depois da correção.
- Informe o nome ou CPF/CNPJ do cliente ou fornecedor, o tipo de documento fiscal e a mensagem apresentada na tela.
- Não envie documentos completos sem necessidade. Quando uma imagem for indispensável, oculte parte de CPF, CNPJ, e-mail, telefone e endereço.
- Quando a dúvida for fiscal, peça primeiro a validação do contador sobre inscrição estadual, inscrição municipal, endereço fiscal, tipo de pessoa e regras de emissão.